Devenez pro de Gmail avec ces 9 super trucs de productivité

High-TechInternetMis à l'avantTravailTutoriels

L’une des choses les plus importantes dans votre travail est votre communication avec d’autres personnes, les collègues ou clients. Comme l’un des outils principaux dans ce cadre est Gmail, mieux veux apprendre à le maîtriser. De nombreux conseils Gmail peuvent vous aider à augmenter votre productivité dans votre vie quotidienne.

Gmail peut être un outil parfait pour tout le monde! Il existe de nombreuses fonctionnalités ou extensions supplémentaires que seul un faible pourcentage d’utilisateurs connaît. Ce qui est dommage.

Avoir une prise en main sur les fonctionnalités de votre boîte de réception maximisera l’efficacité et rationalisera votre routine au jour le jour. Nous avons rassemblé nos trucs et applications préférés pour améliorer vos interactions par e-mail. Suivez bien pour découvrir 10 trucs de productivité Gmail pour les experts.

Les outils dans Gmail

1. Les réponses standardisées

Avez-vous une réponse fréquente que vous utilisez souvent? Épargnez-vous l’effort en le configurant comme une réponse standardisée. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit. Aller dans « Paramètres » et ensuite « Labos », faites défiler jusqu’à « Réponses standardisées » et cliquez sur « Activer ». Lorsque vous créez un nouveau message, cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit de la fenêtre composer nouveau message pour afficher le menu « Réponses Standardisée ». Sélectionnez « Nouvelle réponse prédéfinie » et enregistrez votre message. Une fois que vous avez créé la réponse standardisée, elle est facilement accessible pour toutes les demandes futures.

2. Annuler l’envoi d’un message

Avez-vous déjà accidentellement envoyé un message en pendant la composition? Voici comment Gmail permets d’annuler l’envoi d’un message.

Ce paramètre vous permet de rappeler les e-mails dans les secondes qui suivent leur envoi. Pour activer ce paramètre, il y a deux étapes à suivre. Tout d’abord, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans l’angle supérieur droit de Gmail. Ensuite, cliquez sur « Général », localisez « Annuler l’envoi » et sélectionnez « Activer » ». Finalement, basculez la limite de temps pour votre période d’annulation. Sauvegardez vos modifications

3. Connectez votre Google Agenda

Gmail et Google Agenda peuvent bien fonctionner ensemble. Accédez à vos Paramètres> Labos et activez Google Calendar Widget. Cette fonctionnalité ajoute une zone à la colonne de gauche qui affiche vos événements, emplacements et détails à venir dans Google Agenda.

4. Lier les tâches aux e-mails

Chaque fois que vous recevez un e-mail nécessitant une action, sélectionnez le bouton « Plus » dans le menu en mode lecture. Dans la liste déroulante, sélectionnez «Ajouter aux tâches». Une liste de tâches à faire via Google Task apparaîtra au bas de votre écran. Modifiez la liste de tâches et définissez vis délais.

5. Raccourcis clavier personnalisés

Il existe une série de raccourcis claviers disponibles dans Gmails. Consultez la liste complète des raccourcis existants via le support Google. Certains devront être activés manuellement dans les paramètres. Pour créer vos propres raccourcis uniques, allez dans « Paramètre », «Labos» et faites défiler jusqu’à «Raccourcis clavier personnalisés», et sélectionnez «Activer». Retournez ensuite dans «Paramètres» et sélectionnez la carte «Raccourcis clavier personnalisés». À partir de là, créez vos propres raccourcis pour tout, de la composition d’un nouveau message au signalement de spam ou à la réponse dans une nouvelle fenêtre.

6. Organisez votre boîte de réception avec des étoiles

Grâce au système d’étoiles de Gmail, vous pourrez marquer vos messages dans la boîte de réception avec des formes et des étoiles codés par couleurs. Vous remarquerez que, par défaut, votre boîte de réception ne fournit qu’une étoile jaune, mais vous avez également le choix de marquer des messages avec d’autres étoiles et icônes colorées.

C’est entièrement à vous de décider quelles icônes et couleurs vous utilisez, et comment vous les utilisez. Par exemple, vous préférerez peut-être que vos messages urgents soient marqués d’un point d’exclamation rouge, les messages que vous devez lire doivent être marqués d’une étoile jaune et les messages qui doivent être recherchés avant d’être marqués d’un point d’interrogation violet.

Comment activer d’autres étoiles et icônes

  • Dans le coin supérieur droit de l’écran, cliquez sur le bouton Paramètres (roue dentée);
  • Dans le menu, sélectionnez Paramètres;
  • Dans l’onglet Général localisez « Icônes de suivi personnalisées ».
  • Faites glisser les étoiles que vous souhaitez utiliser depuis la liste Non utilisées jusqu’à la liste Utilisées.

Comme utiliser les étoiles

Lorsque vous choisissez d’utiliser une étoile pour étiqueter un message, il vous suffit de cliquer sur l’icône représentant une étoile jusqu’à ce que vous trouviez celle que vous souhaitez, et Gmail pivote sur les étoiles que vous avez placées dans votre liste En cours d’utilisation. Mais c’est encore plus simple.

En option, vous pouvez effectuer cette même tâche en utilisant le raccourci clavier s. Si vous envoyez un message et que vous souhaitez appliquer une étoile, allez dans la fenêtre Nouveau message et cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur droit, choisissez Étiquette, puis sélectionnez Ajouter une étoile.

Les applis intéressantes

7. Zapier (Anglais seulement)

Zapier est un service d’automatisation Web qui automatise les courriels pour créer des étiquettes, des tâches, etc. Il fonctionne en mettant en place une série de déclencheurs et d’actions. Par exemple, vous pouvez configurer une alerte de message texte (action) lorsque vous recevez un nouvel e-mail (déclencheur). Synchronisez avec chaque application Web que vous utilisez et automatisez les tâches fastidieuses.

8. Boomerang

Boomerang est une application qui planifie les emails sortants. Si vous savez que vous serez loin de votre ordinateur de bureau, ou tout simplement vous laisser emporter, cette fonctionnalité facile à utiliser fera en sorte que vous ne manquerez jamais un envoi de message.

9. FollowUp (anglais seulement)

FollowUp est une application qui vous alerte lorsque quelqu’un a ouvert votre e-mail et vous rappelle de faire un suivi. C’est parfait pour rester à jour sur tout, des emails professionnels aux RSVP.

 

BIENVENUE!

ET

DEVIENNENT

Votre nouveau magazine nouveau genre qui met en lumière les belles choses de la vie!